Переезд салона с DIKIDI: как перенести базу и историю визитов

Что выгрузить из DIKIDI

Подготовьте клиентскую базу с именами и телефонами, а также историю визитов. Телефон помогает администратору найти нужного гостя и продолжить общение. История сохраняет связь с прошлыми посещениями: кто ходил регулярно, какие услуги выбирал, когда приходил последний раз. Вместе эти данные позволяют начать работу в новой CRM со знакомой базой.

Перед выгрузкой проверьте несколько карточек постоянных гостей. Убедитесь, что телефон записан полностью и относится к нужному человеку. Отдельно выпишите спорные случаи: два похожих имени, общий семейный номер, несколько карточек одного гостя. Поручите их проверку администратору, который знает клиентов. Сохраните исходную выгрузку, укажите дату и время её создания: по ней будете сверять результат.

Что переносится, а что настраивается заново

В CRM aipie из выгрузки DIKIDI переносятся клиентская база и история визитов. В собственной CRM aipie есть журнал записи, клиенты, сотрудники и онлайн-запись. Этот путь подключения описан на странице о работе aipie с системами записи. После переезда команда салона ведёт работу в новом журнале.

Услуги, мастеров, расписание и онлайн-запись заведите как настройки новой CRM. Начните с актуального прайса: название, цена, длительность каждой услуги. Добавьте сотрудников и их рабочий график. Затем проверьте онлайн-запись глазами клиента: понятен ли выбор услуги, виден ли нужный мастер, хватает ли времени на процедуру. Устаревшие названия и старые графики удобно разобрать именно сейчас.

Выберите день X и ответственных

День X — момент, с которого все новые записи, переносы и отмены команда ведёт в CRM aipie. Выберите его вместе с теми, кто будет проверять базу и работать в первую смену. Оставьте время на сверку до приёма гостей. Подготовку удобно разделить на выгрузку, проверку и переключение; сроки ниже — пример, у каждого салона свой рабочий ритм.

Назначьте одного ответственного со стороны салона. Он хранит исходную выгрузку, собирает вопросы сотрудников и принимает результат проверки. В общем плане укажите дату перехода, время выгрузки, кто настраивает услуги и графики, кто обновляет ссылки онлайн-записи. Каждый сотрудник должен знать, где смотреть расписание в свою следующую смену и к кому обратиться при расхождении.

День 1: выгрузите базу и зафиксируйте изменения

Создайте выгрузку клиентов и истории визитов, подпишите её датой и передайте команде aipie для переноса. Сохраните исходный файл у ответственного. Рядом заведите короткий список изменений после выгрузки: клиент, дата визита, услуга, мастер, новое время или отмена. В конце подготовки этот список поможет сверить актуальное расписание.

Перенос из DIKIDI разовый. Поэтому каждую запись и отмену после выгрузки отмечайте в списке изменений и учитывайте при проверке CRM aipie. Особенно внимательно следите за визитами на ближайшие рабочие дни: гость мог перенести время по телефону, а другой администратор — записать человека на освободившееся место. Записывайте изменения сразу, пока детали разговора под рукой.

• Выгружены клиенты с телефонами и история визитов.
• Сохранён исходный файл с датой и временем.
• Назначен человек, который собирает изменения до дня X.
• Сотрудникам сообщили дату перехода и порядок работы до неё.

День 2: проверьте базу, историю и настройки

После переноса откройте карточки нескольких разных гостей: постоянного клиента с длинной историей, недавнего посетителя и человека, который давно не приходил. Сравните имена, телефоны и даты визитов с исходной выгрузкой. Пройдите историю по порядку: администратор должен узнавать привычную картину посещений. Найденное расхождение запишите конкретно — какая карточка, какая дата и что отличается.

Затем откройте расписание на первые дни после перехода и сверяйте записи по мастерам. Держите рядом список изменений после выгрузки. Проверьте каждую свежую отмену и перенос, имя гостя и время начала. Такой проход по дням помогает заметить и пропущенную запись, и старое время, которое уже освободилось. Отдельно проверьте новую онлайн-запись и актуальность услуг.

• Телефоны и история выбранных карточек совпадают с выгрузкой.
• Услуги, цены, длительности и рабочие графики заведены.
• Ближайшие записи сверены с учётом изменений после выгрузки.
• Администратор умеет найти клиента и открыть нужный рабочий день.

День X: переведите запись в одно место

Перед началом смены объявите команде: с этого момента рабочий журнал — CRM aipie. Все обращения из мессенджеров, звонки, переносы у стойки и новые визиты вносятся сюда. Закончите сверку списка изменений. Администратор первой смены открывает расписание дня и проверяет ближайших гостей вместе с ответственным за переезд.

Обновите ссылки онлайн-записи там, где ими пользуются клиенты: на сайте салона, в профилях, описаниях каналов и заготовленных ответах сотрудников. Откройте каждую ссылку с телефона и пройдите выбор услуги и мастера. Попросите администраторов пользоваться новой ссылкой в переписке. Так клиент и сотрудник будут смотреть на одно актуальное расписание.

День X + 1: проверьте первую смену

На следующий рабочий день разберите несколько реальных ситуаций: новая запись, перенос по просьбе гостя, отмена и поиск постоянного клиента. Сверьте переписку с журналом. Уточните у сотрудников, какой шаг вызвал затруднение, и покажите его прямо на экране. Для новой смены оставьте короткую памятку: где расписание, как искать клиента и кому передавать вопросы.

Если обнаружили расхождение, вернитесь к исходной выгрузке и списку изменений. По ним проще восстановить последовательность действий. Запишите решение в общей памятке, чтобы следующая смена использовала тот же порядок. После проверки переходите к следующим сценариям: подтверждениям, ответам в переписке и возврату клиентов по истории посещений.

Как переключить уведомления

Соберите действующие тексты подтверждений и напоминаний, правила отправки и список сервисов, которые пишут гостям. Посмотрите превью новых сообщений aipie. Затем отключите прежние одинаковые уведомления и включите новые. Подробный порядок есть в чек-листе перехода с другого сервиса рассылок. Проверку сообщений включите в план дня X.

Пройдите путь клиента целиком: запись, подтверждение, просьба о переносе и напоминание. Проверьте текст, дату, адрес и отправителя. Убедитесь, что ответ гостя виден сотруднику и результат отражён в журнале. Если раньше администраторы напоминали вручную, объясните новый порядок и покажите, где посмотреть отправленное сообщение перед следующим контактом.

Типичные ошибки при переезде

• Выгрузили базу, а потом ещё неделю записывали в DIKIDI. Соберите изменения за этот период и сверяйте их по дням. Для следующего этапа назначьте точное время переключения журнала.
• Проверили только число клиентов. Добавьте проверку телефонов и истории нескольких разных гостей. Администратору важно найти нужного человека и увидеть его посещения.
• Забыли обновить ссылку онлайн-записи. Составьте список мест, где она размещена, и откройте каждое с телефона после замены.
• Оставили два одинаковых напоминания. Проверьте старые сервисы и ручную работу сотрудников. Для каждого сообщения определите один источник отправки.
• Показали новый журнал только владельцу. Пройдите запись и перенос вместе с администраторами всех смен. Оставьте общую памятку рядом с рабочим местом.

Чек-лист готовности к работе

Переезд готов, когда администратор может открыть день, найти клиента по телефону, увидеть историю и оформить новую запись в CRM aipie. Проверьте это вместе с сотрудником перед первой сменой. Закройте список изменений после выгрузки, откройте новую ссылку онлайн-записи и посмотрите первые уведомления. У каждого замечания должны быть ответственный и понятное действие.

Дальше развивайте автоматизацию по одному рабочему сценарию. Сначала добейтесь порядка в журнале и подтверждениях, затем добавляйте общение с клиентами и возврат. Такой маршрут разобран в статье с чего начать автоматизацию салона. Актуальная база и понятный порядок записи станут основой для каждого следующего шага.

Частые вопросы