Как отвечать клиентам салона ночью и в выходные

Салон закрывается вечером, а клиенты пишут и после закрытия: когда освободились после работы, уложили детей или вспомнили, что пора на коррекцию. Утром администратор видит очередь сообщений, и часть из них уже не нужна: клиент записался в другом месте.

Что клиенты пишут вечером и ночью

• Сколько стоит услуга и сколько она длится.
• Есть ли завтра или в выходные свободное время у мастера.
• Можно ли перенести или отменить запись.
• Ответ на напоминание о записи.
• Как добраться, есть ли парковка, можно ли оплатить картой.

На большую часть этих вопросов ответ уже есть в журнале и прайсе салона. Человек для них нужен, только если нет того, кто посмотрит журнал в 23:00.

Почему ответ утром — это поздно

Клиент пишет в два-три салона сразу и записывается туда, где ответили первыми. Вечером и в выходные сообщения копятся, а утром администратору нужно разобрать их вместе с дневными звонками и клиентами у стойки. Тот, кто спрашивал про окно на сегодня, к утру уже нашёл другое.

Сколько это стоит салону, можно оценить в калькуляторе потерь: строка «Неотвеченные обращения» считает выручку как средний чек × число обращений вне рабочего времени. Это верхняя оценка, зато формула открытая.

Три способа отвечать ночью

Первые два подхода не требуют подготовки, но не дают клиенту записаться ночью. Третий требует одной настройки, зато клиент получает время и запись в ту же минуту.

Как настроить часы ИИ в aipie

1. Откройте «ИИ-админ» в левом меню и найдите блок «Когда отвечает».
2. Выберите режим «По расписанию». Режим «Всем клиентам» значит круглосуточно.
3. Задайте интервал: день — «Все дни» или конкретный день недели, время «С» и «До». Новый интервал по умолчанию — «Все дни» с 22:00 до 09:30.
4. Добавьте ещё интервалы кнопкой «Интервал», например воскресенье целиком.
5. Нажмите «Сохранить» внизу блока. Без этой кнопки расписание не применится.

Интервал может переходить через полночь: «С 22:00 До 09:30» значит с вечера до утра следующего дня. Другой вариант — два интервала: с 21:00 до 23:59 и с 00:00 до 09:00. Расписание ИИ не связано с окном отправки уведомлений и с графиком салона в YClients: это три разные настройки. В блоке «Где отвечает» выберите мессенджеры: Telegram, WhatsApp, MAX и ВКонтакте включаются отдельно.

Что ИИ делает ночью сам

Чтобы ИИ отвечал без администратора, он должен работать в режиме «Отвечает сам». В безопасном режиме он только готовит черновики по кнопке «Сгенерировать», а отправляет их человек.

• Называет цены и длительность из YClients и не придумывает цены, услуги и свободное время.
• Предлагает окна у мастеров, у которых открыта онлайн-запись.
• Записывает, переносит и отменяет в YClients, но только после того, как клиент подтвердил в переписке.
• Учитывает историю клиента: перед ответом смотрит визиты, мастеров, отмены и комментарии администратора.
• Отвечает о салоне: парковку, оплату картой, подарочные сертификаты вы описываете в инструкции для ИИ. Если ответа там нет, ИИ предложит уточнить у администратора.

Клиент получает обычное сообщение в том же чате, без пометки «это ИИ». Перед ответом ИИ может делать паузу, как будто печатает.

Ответы на напоминания ночью

Ночью клиенты отвечают не только на вопросы, но и на запрос подтверждения записи. Его разбирает отдельный помощник — мини-агент, и делает это без администратора:

• «1», «да», «приду». Запись в YClients переходит в статус «Клиент подтвердил».
• «2», «не приду». Запись отменяется так, как выбрано в настройках, и время освобождается в онлайн-записи.
• «3», «перенести». Мини-агент ищет свободное время у того же мастера на те же услуги и предлагает клиенту до 5 вариантов. Клиент выбирает — запись переносится.
• Всё остальное. Вопрос или неясный ответ мини-агент не трогает и передаёт ИИ-администратору или вам.

Чтобы запрос не приходил клиенту ночью, выберите режим «В предыдущий день в указанное время»: все записи на завтра получат его днём. Какие ответы бывают и что с ними делать — в статье что клиенты отвечают на напоминание.

Когда ИИ зовёт человека

Жалобу, нестандартную просьбу или вопрос, ответа на который нет в инструкции, ИИ передаёт администратору. Он может прислать сводку диалога и контакт клиента в Telegram: получателей задают на странице «ИИ-админ» → «Что знает» → «Сводки диалогов в Telegram». Если клиент ответил на напоминание вопросом не по теме, а через 10 минут ему никто не ответил, бот @aipie_b2b_bot присылает оповещение «клиент ждёт ответа».

Если с конкретным человеком ИИ общаться не должен, например с мастером или постоянной клиенткой, в меню диалога есть пункт «Выключить ИИ в этом чате».

Что подготовить до первой ночи

• Прайс в YClients. Цены, длительности и у каких мастеров открыта онлайн-запись.
• Услуги и мастера для ИИ. Какие услуги ИИ предлагает, как клиенты их называют, кого из мастеров скрыть от ИИ.
• Инструкция. Факты о салоне, которых нет в YClients, и запреты, например не обсуждать медицинские противопоказания.
• Черновики. Сначала проверьте ответы ИИ в безопасном режиме на типичных вопросах, затем включите автоответы.
• Получатели сводок. Кому в Telegram приходят диалоги, которые ИИ передал человеку.

Что проверить утром

Утром администратор открывает «Сообщения»: ответы ИИ подписаны «ИИ», новые записи уже стоят в YClients. Отдельного внимания требуют диалоги, которые ИИ передал человеку. Днём ИИ можно выключить расписанием или оставить подстраховкой: правило «Сначала ждать ответ администратора» заставляет ИИ ждать заданное число минут, по умолчанию 60. Ответил администратор — ИИ молчит, не ответил — ИИ отвечает сам. А после ответа администратора ИИ замолкает в этом чате, по умолчанию на 15 минут.

Бывает, что ночью клиент пишет «заболела», «уезжаю в отпуск» или «напишите через месяц». С настройкой «ИИ планирует повторный контакт» ИИ ставит такого клиента в список «Связаться позже», и утром администратор видит, кому и когда написать. Сообщение при этом само не отправится. Все переписки доступны и в мобильном приложении, поэтому проверить ночные диалоги можно ещё по дороге в салон.

Частые вопросы