Подтверждение записи накануне

Подтверждение накануне снижает число неявок. Клиент получает сообщение о записи и отвечает одной цифрой: 1 — приду, 2 — отменить, 3 — перенести. Ответ обрабатывает ИИ: сам меняет статус записи в YClients, отменяет её или предлагает другое время. Администратору остаются только нестандартные случаи.

Важно. Запрос уходит только записям в статусе «Ожидание клиента». Если администратор сразу поставил «Клиент подтвердил», запроса не будет — запись уже подтверждена.

Где это находится

Рассылки → «Сервисные» → карточка «Запрос подтверждения за сутки» → шестерёнка. Карточку включает и выключает тумблер внизу. Общий вид раздела — в статье «Сервисные уведомления: обзор».

Пошагово

1. Выберите, когда отправлять. В блоке «Когда отправлять» есть два режима:

• «За выбранный интервал до записи» — например, «За 1 день» или «За 3 часа». Подтверждение не будет отправлено раньше выбранного срока.
• «В предыдущий день в указанное время» — все записи на завтра получат запрос в одно время, например в 12:00. Время считается по часовому поясу филиала.

Совет. Если клиенты записываются на утро, выбирайте «В предыдущий день в указанное время». Так запрос придёт днём накануне, а не ночью и не за час до визита.

2. Решите, что делать при отмене. Раскройте «Условия и действия». В пункте «Если клиент захочет отменить запись» два варианта:

• «Пометить отменённой» (рекомендуем) — запись останется в YClients, время освободится в онлайн-записи;
• «Удалить из YClients» — запись пропадёт из расписания совсем.

3. Проверьте текст. В тексте должна быть понятная просьба ответить цифрой. В стандартном шаблоне это строки «1 для подтверждения записи», «2 для отмены записи», «3 для переноса записи». Как менять текст — в статье «Как изменить текст уведомления».

4. Посмотрите превью и включите тумблер. Кнопка «Сгенерировать превью» покажет текст на реальных записях и ничего не отправит — «Превью». Затем нажмите «Сохранить» и включите тумблер на карточке.

Что произойдёт дальше

Когда клиент отвечает, ответ разбирает отдельный помощник — мини-агент. Его правила видны в блоке «Как отвечать, когда клиент напишет в ответ».

• 1, «да», «приду». Запись переходит в статус «Клиент подтвердил». Если включена карточка «Уведомление о подтверждении записи», клиент получит короткое «ждём вас».
• 2, «отмена», «не приду». Запись отменяется так, как выбрано в шаге 2. Клиенту приходит подтверждение отмены.
• 3, «перенести». Мини-агент ищет свободное время у того же мастера на те же услуги на ближайшие дни и предлагает клиенту до 5 вариантов. Клиент выбирает — запись переносится.
• Всё остальное. Вопрос, просьба или неясный ответ — мини-агент ничего не меняет и передаёт диалог ИИ-администратору или вам. Если никто не ответил за 10 минут, в Telegram-бот придёт оповещение «Клиент ждёт ответа — бот не смог помочь».

Важно. Если администратор сам написал клиенту в этом диалоге, ИИ замолкает. Тогда подтвердить или отменить запись нужно вручную в YClients. Подробнее — «Вмешательство администратора».

Если клиент молчит, можно отправить повторный запрос и автоматически снимать неподтверждённые записи — «Повторный запрос и автоотмена».

Можно попросить бота

«@aipie_b2b_bot отправляй подтверждение накануне в 14:00 и покажи превью на трёх завтрашних записях».

Частые вопросы

Клиент ответил «да», а статус в YClients не поменялся. Откройте диалог в «Сообщениях». Возможные причины: клиент ответил не на запрос подтверждения, а на напоминание; в диалог успел написать администратор; ответ был неоднозначным, например «да, но можно попозже?». В этих случаях ИИ статус не меняет. Подтвердите запись вручную.

Клиент написал «нет», а запись не отменилась. Короткое «нет» без контекста ИИ не считает отменой, если оно может значить другое — например, «Нет, спасибо» в ответ на вопрос «Есть ли пожелания?». Мини-агент передаёт такой ответ администратору. Это защита от случайных отмен. Если клиент действительно отменяет, отмените запись в YClients.

Можно вписать «ответьте 1 или 2» в напоминание за 2 часа? Нет. Ответы цифрами понимает только «Запрос подтверждения за сутки». В напоминании клиент ответит, но запись не изменится.

Почему отменённая запись в YClients стоит как «Клиент не пришёл»? В YClients нет отдельного статуса «отменено клиентом». Поэтому при варианте «Пометить отменённой» запись остаётся в журнале со статусом «Клиент не пришёл», а время освобождается для онлайн-записи.

Можно сделать «2 — отмена или перенос»? Лучше не объединять. Одна цифра на одно действие: так ИИ не ошибётся.

Запрос не пришёл клиенту. Проверьте статус записи — только «Ожидание клиента». Остальные причины — в статье «Почему уведомление не ушло».